Rédiger un dossier
Le dossier du projet est une carte de visite améliorée, à présenter à des partenaires potentiels. Il ne s'agit pas d'un résumé rapide et abstrait de ce que l'on aimerait faire, mais bel et bien d'une description minutieuse, concrète et exhaustive de la façon dont le projet sera mené à bien. Rares sont les interlocuteurs qui se contenteront de faire une " bonne action ", d'aider un petit jeune à partir réaliser son rêve au soleil ! En particulier, si de l'argent ou des dons en nature entrent en jeu, il faut les convaincre que le projet qu'on leur expose est sérieux, mûrement étudié et que leur argent sera utilisé aux fins prévues.
Vive les nouvelles technologies ! Créer le site internet de son projet permet non seulement de viser un public plus large (référencement sur des moteurs de recherches), mais aussi de simplifier les démarches : un simple clic vers le site suffit à des partenaires potentiels pour tout savoir sur le projet. Autre avantage : un projet évolue, il peut y avoir des imprévus, et il est bien plus facile de modifier un dossier virtuel que de réimprimer des exemplaires papier. L'interactivité d'Internet permet également de faire suivre la progression du voyage, ce qui pourra rassurer les " parrains " financiers, la famille et les amis, qui auront des nouvelles régulières ! Un webmaster resté sur place sera bien utile en cas de " bug ".À quoi ressemble un " bon " dossier ?
Il n'y a pas de plan type, et d'ailleurs, un peu d'originalité ne fait jamais de mal. Mais certains critères doivent être respectés pour présenter un dossier vraiment convaincant. À commencer par la précision des données. Ne pas hésiter à indiquer les moindres détails : sources utilisées pour évaluer le budget, nom des contacts, itinéraire précis et mode de transport envisagé, etc. Grosso modo, le dossier devra présenter les aspects suivants (l'ordre est indicatif) :
- En couverture: le nom du projet et une illustration " symbole ", de type logo. Ajouter une courte accroche (ex. : " Fokus : Visages du Commerce équitable "), et les contacts de la/des personne(s) en charge du projet.
- Un sommaire: c'est plus clair !
- La présentation du projet : comment est venue l'idée, en quoi consiste-t-il, où, quand et en combien de temps sera-t-il exécuté, de quelle manière compte-t-on le réaliser, en quoi est-il pertinent (évaluer les besoins sur place), quelles seront ses répercussions, etc.
- La présentation des membres de l'équipe : CV, répartition des rôles, compétences que chacun pourra apporter (recherche de partenaires financiers, maintenance technique, photo, vidéo, rédaction d'articles, etc.).
- Les étapes de préparation du voyage : formations éventuelles (cours de langues), liste des visas et vaccins à prévoir, contacts établis ou prévus, etc.
- Le budget prévisionnel : c'est le point clé du projet. Comme son nom l'indique, il est établi à l'avance et est donc susceptible de changer. Cela ne doit pas l'empêcher d'être extrêmement précis, et de prendre en compte tous les postes financiers de l'expédition. Séparer ceux-ci en deux colonnes, l'une pour les dépenses et l'autre pour les recettes, en indiquant les financements déjà obtenus (et leur provenance), ainsi que ceux qui restent à trouver (dans ce cas, préciser auprès de qui on compte s'adresser). Dans les dépenses, on indiquera le prix du billet, des transports sur place, de l'hébergement, de la nourriture, de la trousse à pharmacie ; les frais bancaires, de visas, de matériel, d'assurance, de téléphone, de développement photo, etc. ; il sera judicieux de prévoir une marge, de 10 % environ, pour les imprévus. Dans les recettes, préciser le montant de l'apport personnel, les différentes bourses obtenues ou espérées, les dons financiers ou matériels. Dans tout dossier, le total des dépenses doit être égal au total des recettes. Même si vous n’avais pas encore confirmation de toutes les recettes il faut les ajouter.
- La liste des partenaires acquis ou à démarcher: (insérer leurs lettres de soutien, pour l'effet " boule de neige ").
- Les relais médiatiques éventuels pendant le voyage : newsletters, envoi d'articles pour des journaux, chroniques radio ou télé…
- Les actions envisagées au retour : expositions, conférences, diffusion d'un film documentaire, écriture d'un livre, etc.